Wie sieht mein Workflow für die Beantwortung von Datenschutzanfragen aus?

Optacy automatisiert mehrere Schritte; andere erfolgen in Ihren Systemen oder durch Ihr Team. Ein typischer Workflow für die Beantwortung:

1. Anfrage prüfen

Sie erhalten eine E-Mail, wenn eine Anfrage eingeht. Öffnen Sie View Request, um die Detailansicht aufzurufen.

• Bei Anfragen über die Toll-Free Number (Voicemail) hören Sie die Aufnahme an und kategorisieren die Rechte, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Das Aktivieren eines Rechts wird im Audit Trail protokolliert und kann einen Webhook auslösen.
• Bei Anfragen per Webformular zeigt die Detailansicht bereits die von der betroffenen Person ausgewählten Rechte. Sie können für die Automatisierung dennoch Webhooks beim Eingang auslösen.

Nach der Prüfung können Sie den Status auf Pending setzen und eine Compliance-Notiz hinzufügen, die festhält, wer für die Anfrage verantwortlich ist.

2. Anfrage bestätigen

Viele Gesetze erwarten eine Eingangsbestätigung innerhalb kurzer Zeit (zum Beispiel 10 Tage nach der CCPA).

• Webformular: Optacy kann die Bestätigung automatisch senden.
• Toll-Free Number: Geben Sie in der Detailansicht die E-Mail-Adresse der anfragenden Person ein und senden Sie die Verifizierungs-E-Mail. Verifiziert die betroffene Person innerhalb des zulässigen Zeitraums, markiert Optacy die Anfrage als Acknowledged und protokolliert dies im Audit Trail.

Wird die automatische Bestätigung nicht abgeschlossen, dokumentieren Sie Ihre manuellen Schritte und aktivieren Sie Acknowledged selbst.

3. Identität der anfragenden Person verifizieren

Erforderlich für die meisten Rechte, ausgenommen typische Do-Not-Sell-Anfragen oder allgemeine „Erzählen Sie mir mehr“-Antworten, bei denen keine personenbezogenen Informationen offengelegt werden.

Wenn Sie per E-Mail verifizieren, markieren Sie die Anfrage nach der Verifizierung als Verified (oder überlassen Sie dies Smart Actions). Bei anderen Methoden prüfen Sie die Identität außerhalb von Optacy und geben die Request ID in der Kommunikation mit der betroffenen Person an. Bei Anfragen, die von einem Bevollmächtigten eingereicht wurden, folgen Sie Ihrem internen Autorisierungsprozess und hängen Sie bei Bedarf Dokumente an Compliance-Notizen an.

4. Frist verlängern (optional)

Wenn Sie mehr Zeit benötigen, teilen Sie der betroffenen Person den Grund mit und aktivieren Sie dann im Dashboard Extended, damit Optacy das Fälligkeitsdatum gemäß Ihren Jurisdiction Rules aktualisiert.

5. Anfrage abschließen

Erfüllen Sie die Anfrage über Optacy-Automatisierungen bzw. -Integrationen oder manuell in Ihren Systemen. Geben Sie die Request ID immer an, wenn Sie der betroffenen Person eine E-Mail senden. Verwenden Sie für Datenauskünfte eine sichere Übermittlungsmethode (zum Beispiel ein verschlüsseltes Archiv, dessen Einmalpasswort über einen separaten Kanal übermittelt wird).

6. Ergebnis dokumentieren

Setzen Sie den Completion Status (Fulfilled, Spam, Withdrawn, Unverifiable, Other usw.). Fügen Sie eine kurze Compliance-Notiz hinzu, die den Ablauf beschreibt, und hängen Sie Dokumente an, wenn Sie einen ausführlicheren Nachweis benötigen.