Datenschutzlösungen

Enterprise: voll anpassbar für fortgeschrittene Workflows

Passen Sie Intake an, dokumentieren Sie jede Aktion und automatisieren Sie die Erfüllung im Enterprise-Maßstab.

Enterprise-Teams müssen Compliance nachweisen, das Erlebnis betroffener Personen je Jurisdiktion anpassen, Webforms und Toll-Free Numbers über viele Sites bereitstellen sowie Verifizierung und Verarbeitung automatisieren. So deckt Optacy Enterprise diese Anforderungen ab.

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Was Enterprise-Teams üblicherweise brauchen

Vier häufige Prioritäten, die Datenschutzprogramme größerer Organisationen prägen.

Compliance-Maßnahmen für interne und externe Audits dokumentieren
Die Experience anpassen und manchmal an die Jurisdiktion der anfragenden Person lokalisieren
Webform oder Toll-Free Number über viele Sites und Marken verfügbar machen
Verifizierung und Verarbeitung jeder Datenschutzanfrage automatisieren

Compliance-Maßnahmen dokumentieren

Der Audit Trail hilft Ihnen zu zeigen, welche Schritte nach einer Datenschutzanfrage erfolgt sind.

Mit dem Enterprise-Plan erhalten Sie Zugang zum Audit Trail, einem zentralen Werkzeug für interne oder externe Audits. Unternehmen müssen oft nachweisen, welche Compliance-Schritte bei einer Datenschutzanfrage erfolgt sind.

Im Dashboard protokolliert der Audit-Trail-Tab die meisten Aktivitäten (etwa die Bearbeitung von Anfragen oder Konfigurationsänderungen) und wer sie ausgeführt hat. Auch wenn ein Nutzer später gelöscht wird, behalten wir wichtige Metadaten, um die Integrität des Audit-Eintrags zu wahren.

Müssen Sie belegen, wann eine Datenschutzanfrage erfüllt wurde? Suchen Sie im Audit Trail nach der Anfrage-ID, um Aktion und Zeitstempel zu sehen. Für den Überblick exportieren Sie die gesamte Audit-Historie als CSV.

Der Audit Trail erfasst auch administrative Aktionen (etwa das Deaktivieren eines Service Codes), damit Sie Setup-Status, Änderungszeitpunkt und Verantwortliche nachverfolgen können.

Diese Funktion hilft Ihnen, Audits souverän zu bestehen. Folgen Sie den Hinweisen in unseren E-Mail-Benachrichtigungen, um compliant und in Kontrolle zu bleiben.

Das Datenschutzerlebnis anpassen

Konfigurieren Sie zentrale Teile des Ablaufs für betroffene Personen (Webform, Ablauf der Toll-Free Number und ausgehende Kommunikation) direkt im Dashboard.

Webform-Anpassung
Sie steuern das Webform vollständig: Fragen, Felder und angebotene Rechte. Dynamische Rechteauswahl ändert Optionen je Jurisdiktion. Eine anfragende Person mit „USA“ sieht etwa andere Optionen als eine mit „Frankreich“.
Erfahrung mit der Toll-Free Number
Passen Sie die Experience der Toll-Free Number an, von der Begrüßung beim Auswählen Ihres Service Codes bis zur Darstellung der Service Codes bei mehreren Marken. Möchten Sie die gemeinsame 866-I-OPT-OUT-Nummer nicht anzeigen? Stellen Sie im Dashboard sofort eine dedizierte Toll-Free Number aus.
E-Mail-Vorlagen konfigurieren
Workflows umfassen interne oder an betroffene Personen gesendete E-Mails, von Optacy ausgelöste Webhooks sowie API-Requests an oder von Optacy. Diese Elemente sind stark anpassbar, damit Sie Verarbeitung und Kommunikation steuern.

Dutzende oder Hunderte Webforms und Toll-Free Numbers nötig?

In Optacy steht ein Service Code für einen Service Code der Toll-Free Number, ein Webform und (bald) ein Cookie-Banner.

Enterprise und Enterprise + Scale umfassen bei der Anmeldung bis zu 5 Service Codes. Wenn Sie mehr als 5 brauchen, sprechen Sie uns für ein Custom-Paket an, das so viele Service Codes veröffentlicht, wie Sie benötigen. Ebenso können wir beliebig viele dedizierte Toll-Free Numbers bereitstellen.

Als Faustregel: Erstellen Sie einen Service Code für jede Datenschutzerklärung, Website, Marke oder Tochtergesellschaft, damit Compliance über Ihre Aktivitäten hinweg einheitlich bleibt.

Die Bearbeitung von Datenschutzanfragen automatisieren

Veröffentlichen Sie ein Webform und/oder konfigurieren Sie eine Toll-Free Number, nutzen Sie den Standard-Workflow oder erstellen Sie einen eigenen im Dashboard. Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten nach Eingang einer Datenschutzanfrage.

Interne oder externe E-Mail senden
API-Request an Optacy senden, um die Anfrage fortzusetzen
Webhook-Bestätigung von Optacy empfangen
Der anfragenden Person einen sicheren Download ihrer Daten bereitstellen

Beispiel eines beliebten Custom-Workflows

Eine betroffene Person reicht eine Datenschutzanfrage ein.
Das System bestätigt die Anfrage automatisch und verifiziert die E-Mail-Adresse.
Nach der Verifizierung integriert Optacy sich in Ihr System und bereinigt die Daten, sendet Ihnen einen Webhook zur eigenen Verarbeitung, oder Sie bearbeiten die Anfrage manuell, wenn Sie nur wenige pro Jahr erhalten.
Optional wird eine sichere URL zum Download der personenbezogenen Daten gesendet.
Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, wird die Anfrage als erledigt markiert.

Optacy kann sich direkt mit Drittsystemen oder Ihren internen Datensystemen integrieren.