Solutions de confidentialité
Enterprise : entièrement personnalisable pour les flux avancés
Personnalisez l’intake, documentez chaque action et automatisez le traitement à l’échelle enterprise.
Les équipes enterprise doivent souvent prouver la conformité, adapter l’expérience des personnes concernées par juridiction, publier webforms et Toll-Free Numbers sur de nombreux sites, et automatiser la vérification et le traitement. Voici comment Optacy Enterprise répond à ces besoins.
Ce dont les équipes enterprise ont généralement besoin
Quatre priorités courantes qui façonnent les programmes de protection des données des grandes organisations.
Documenter les efforts de conformité pour les audits internes et externes
Personnaliser l’expérience, et parfois la localiser selon la juridiction du demandeur
Rendre le webform ou le Toll-Free Number disponible sur de nombreux sites et marques
Automatiser la vérification et le traitement de chaque demande d’exercice de droits
Documenter les efforts de conformité
Audit Trail vous aide à démontrer les étapes suivies lorsqu’une personne concernée soumet une demande d’exercice de droits.
En souscrivant au plan Enterprise, vous accédez à Audit Trail, un outil essentiel pour les audits internes ou externes. Les entreprises doivent souvent montrer les étapes de conformité lorsqu’une demande d’exercice de droits est reçue.
Dans le tableau de bord, l’onglet Audit Trail journalise la plupart des activités (traitement des demandes ou changements de configuration) et enregistre qui a effectué chaque action. Même si un utilisateur est ensuite supprimé, nous conservons des métadonnées clés pour préserver l’intégrité du journal.
Besoin de prouver quand une demande a été traitée ? Recherchez dans Audit Trail par ID de demande pour voir l’action et l’horodatage. Pour une vue plus large, exportez tout l’historique au format CSV.
Audit Trail capture aussi les actions administratives (comme désactiver un Service Code) afin de suivre l’état de votre configuration, le moment des changements et leur auteur.
Cette fonctionnalité est conçue pour vous aider à passer les audits en confiance. Suivez les conseils de nos notifications e-mail pour rester conforme et maître de la situation.
Personnaliser l’expérience des demandeurs
Configurez les éléments clés du parcours du demandeur (webform, flux du Toll-Free Number et communications sortantes) depuis le tableau de bord.
Personnalisation du webform
Vous contrôlez entièrement le webform : questions, champs et droits proposés. La sélection dynamique des droits fait varier les options selon la juridiction. Par exemple, un demandeur choisissant les États-Unis peut voir des choix différents d’un demandeur choisissant la France.
Expérience du Toll-Free Number
Adaptez l’expérience du Toll-Free Number, du message d’accueil entendu lors de la sélection de votre Service Code à la présentation des Service Codes si vous gérez plusieurs marques. Vous préférez ne pas afficher le Toll-Free Number partagé 866-I-OPT-OUT ? Émettez un Toll-Free Number dédié depuis le tableau de bord. Il est disponible immédiatement.
Configuration des modèles d’e-mail
Les workflows incluent des e-mails internes ou aux demandeurs, des webhooks déclenchés par Optacy et des requêtes API vers ou depuis Optacy. Ces éléments sont hautement personnalisables pour définir le traitement des demandes et la communication avec les personnes concernées.
Besoin de dizaines ou de centaines de webforms et de Toll-Free Numbers ?
Dans Optacy, un Service Code représente un Service Code de Toll-Free Number, un webform et, bientôt, une bannière cookies.
Enterprise et Enterprise + Scale incluent jusqu’à 5 Service Codes à l’inscription. Lorsque vous avez besoin de plus de 5, contactez-nous pour créer un package personnalisé publiant autant de Service Codes que nécessaire. Nous pouvons aussi provisionner autant de Toll-Free Numbers dédiés que requis.
En règle générale, créez un Service Code pour chaque politique de confidentialité, site, marque ou filiale, afin de standardiser la conformité sur l’ensemble de votre activité.
Automatiser le workflow de traitement des demandes
Publiez un webform et/ou configurez un Toll-Free Number, puis utilisez le workflow par défaut ou créez-en un personnalisé dans le tableau de bord. Un workflow est une série d’étapes déclenchées après réception d’une demande d’exercice de droits.
- Envoyer un e-mail interne ou externe
- Envoyer une requête API à Optacy pour faire avancer la demande
- Recevoir une confirmation webhook d’Optacy
- Fournir au demandeur un téléchargement sécurisé de ses données
Exemple d’un workflow personnalisé populaire
Une personne concernée soumet une demande d’exercice de droits.
Le système accuse réception automatiquement et vérifie l’adresse e-mail du demandeur.
Après vérification, Optacy s’intègre à votre système et purge les données, ou vous envoie un webhook pour que vous les traitiez, ou vous pouvez traiter la demande manuellement si vous n’en recevez que quelques-unes par an.
En option, une URL sécurisée est envoyée pour télécharger les données personnelles.
Une fois le traitement terminé, la demande est marquée comme terminée.
Optacy peut s’intégrer directement à des systèmes tiers ou à vos systèmes de données internes.
Prêt pour des workflows de conformité enterprise ?
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