E-mail entrant
Demandes par e-mail entrant
Transformez privacy@votredomaine.com en canal de demandes suivi
Beaucoup de politiques de confidentialité indiquent une adresse privacy@. Transférez ces messages vers Optacy pour partager la responsabilité, être notifié et conserver une piste d’audit claire.
Pourquoi transférer votre boîte privacy@ vers Optacy
Conservez l’adresse que les personnes concernées connaissent déjà, et offrez à votre équipe le même flux que pour le formulaire web et le Toll-Free Number.
Partagez la responsabilité
Centralisez les e-mails reçus sur privacy@ dans une file que toute l’équipe peut traiter.
Soyez notifié
Alertez les bonnes personnes dès qu’une demande par e-mail arrive.
Gardez une piste d’audit
Documentez la réception, la catégorisation et le suivi pour la conformité.
Réception familière dans le tableau de bord
Les demandes par e-mail arrivent à côté des autres, avec les mêmes outils de catégorisation que pour les demandes via Toll-Free Number.
- Les nouvelles demandes par e-mail commencent comme Non catégorisé pour que rien ne soit manqué.
- Voyez l’expéditeur, l’objet et le corps à gauche ; catégorisez le type à droite.
- Écrivez au demandeur pour clarifier directement depuis le tableau de bord, ou clôturez les demandes non valides avec un motif comme Spam ou Marketing.
Configurer les e-mails entrants
Chaque Service Code inclut déjà un formulaire web et un parcours téléphonique. Vous obtenez aussi une adresse e-mail entrante pour transférer depuis privacy@votredomaine.com.
- 1
Utilisez votre adresse e-mail entrante
Ouvrez Inbound Email dans le tableau de bord pour trouver l’adresse liée à votre Service Code.
- 2
Ajoutez les Allowed Forwarders
Saisissez votre adresse privacy@ pour qu’Optacy accepte le transfert depuis votre domaine.
- 3
Configurez le transfert
Ouvrez « What is an Inbound Email » pour les étapes selon votre fournisseur.
Microsoft Outlook
Demandez à l’IT de désactiver le filtrage anti-spam sortant si le transfert est bloqué. Si ce n’est pas possible, contactez-nous.
Gmail
Après avoir configuré le transfert, Gmail envoie un e-mail de confirmation. Ouvrez-le et cliquez sur le lien.
Recevoir et router les e-mails entrants
Automatisez le triage interne comme pour les demandes via Toll-Free Number, afin de catégoriser rapidement les demandes par e-mail.
Étape 1
Créez un modèle de triage
Créez un modèle comme « Categorize Email Request » avec des étapes claires. Utilisez des Merge Variables si besoin.
Étape 2
Déclenchez sur les demandes e-mail
Lorsqu’une nouvelle demande est reçue et que le type est Email, envoyez votre modèle de triage.
Étape 3
Clarifiez ou clôturez
Demandez les informations manquantes, ou clôturez le courrier hors confidentialité avec un motif et laissez l’automatisation le fermer ou le transférer.
Smart Action recommandée
Lorsqu’une nouvelle demande est reçue ET que le type est Email → Envoyer un modèle → Categorize Email Request.
Gérer le spam à grande échelle
Trop de courrier hors confidentialité ? Nous pouvons activer Privacy Request Likelihood pour analyser le corps et signaler ce qui est probablement une vraie demande. Lorsque la probabilité est élevée, vous pouvez automatiser un e-mail avec un lien vers votre formulaire web.
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Vous avez des questions ? Appelez-nous.
Depuis les États-Unis : +1 (855) 5-OPTACY (855-567-8229)
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