Correo entrante
Solicitudes por correo entrante
Convierta privacy@sudominio.com en un canal de solicitudes con seguimiento
Muchas políticas de privacidad incluyen un correo privacy@. Reenvíe esos mensajes a Optacy para compartir la responsabilidad, recibir notificaciones y mantener un historial de auditoría claro.
Por qué reenviar el correo de privacidad a Optacy
Conserve la dirección que los interesados ya conocen y dé a su equipo el mismo flujo que usa para formulario web y Toll-Free Number.
Comparta la responsabilidad
Centralice el correo de privacidad en una cola que todo el equipo pueda trabajar.
Reciba notificaciones
Alerte a las personas correctas en cuanto llega una solicitud por correo.
Mantenga un historial
Documente recepción, categorización y seguimiento para el cumplimiento.
Recepción familiar en el panel
Las solicitudes por correo llegan junto al resto, con las mismas herramientas de categorización que usa para las solicitudes por Toll-Free Number.
- Las nuevas solicitudes por correo empiezan como Sin categorizar para que nada se pierda.
- Vea remitente, asunto y cuerpo a la izquierda; categorice el tipo a la derecha.
- Escriba al solicitante para aclarar directamente desde el panel, o cierre solicitudes no válidas con un motivo como Spam o Marketing.
Configurar el correo entrante
Cada Service Code ya incluye formulario web y vía telefónica. También obtiene una dirección de correo entrante para reenviar desde privacy@sudominio.com.
- 1
Use su dirección de correo entrante
Abra Inbound Email en el panel para ver la dirección de su Service Code.
- 2
Añada Allowed Forwarders
Introduzca su dirección privacy@ para que Optacy acepte el reenvío desde su dominio.
- 3
Configure el reenvío
Abra “What is an Inbound Email” para los pasos según su proveedor.
Microsoft Outlook
Pida a TI desactivar el filtrado de spam de salida si el reenvío está bloqueado. Si no es viable, contáctenos.
Gmail
Tras configurar el reenvío, Gmail envía un correo de confirmación: ábralo y haga clic en el enlace.
Recibir y enrutar correos entrantes
Automatice el triaje interno como con las solicitudes por Toll-Free Number, para categorizar rápido las solicitudes por correo.
Paso 1
Cree una plantilla de triaje
Cree una plantilla como “Categorize Email Request” con pasos claros. Use Merge Variables si hace falta.
Paso 2
Dispare en solicitudes por correo
Cuando se recibe una solicitud nueva y el tipo es Email, envíe su plantilla de triaje.
Paso 3
Aclare o cierre
Pida información faltante o complete el correo no relacionado con privacidad con un motivo y deje que la automatización lo cierre o reenvíe.
Smart Action recomendada
Cuando se recibe una solicitud nueva Y el tipo es Email → Enviar plantilla → Categorize Email Request.
Gestione spam a escala
¿Recibe mucho correo que no es de privacidad? Podemos activar Privacy Request Likelihood para analizar el cuerpo y señalar lo que probablemente sea una solicitud real. Cuando la probabilidad es alta, puede automatizar un correo con un enlace a su formulario web.
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¿Tiene alguna pregunta? Llámenos.
Desde EE. UU.: +1 (855) 5-OPTACY (855-567-8229)
Desde fuera de EE. UU.: +1 (302) 864-2253