受信メール

受信メールリクエスト

privacy@yourdomain.com を追跡可能なプライバシーリクエストチャネルに

多くのプライバシーポリシーには privacy@ メールが記載されています。それらのメッセージを Optacy に転送すれば、責任の共有、通知、明確な監査証跡を確保できます。

privacy メールを Optacy に転送する理由

消費者がすでに知っているアドレスはそのままに、ウェブフォームやToll-Free Numberと同じリクエストワークフローをチームに提供します。

受信メールリクエストは他のプライバシーリクエストの横に表示され、Toll-Free Numberのリクエストと同じ分類ツールを使えます。

各 Service Code にはウェブフォームとToll-Free Number経路がすでに含まれます。さらに privacy@yourdomain.com から転送できる受信メールアドレスも提供されます。

Microsoft Outlook
組織全体で転送がブロックされている場合は、IT に送信スパムフィルタの無効化を依頼してください。難しい場合はお問い合わせください。
Gmail
転送設定後、Gmail から確認メールが届きます。開いてリンクをクリックすると完了します。

Toll-Free Numberのリクエストと同じように社内トリアージを自動化し、メールリクエストをすばやく分類します。

ステップ 1
トリアージ用テンプレートを作成
「Categorize Email Request」のようなテンプレートを作成し、チーム向けの手順を明記します。必要ならMerge Variableを使います。
ステップ 2
メールリクエストでトリガー
新しいプライバシーリクエストを受信し、かつリクエスト種別が Email のとき、トリアージテンプレートを送信します。
ステップ 3
確認またはクローズ
不足情報を依頼者に尋ねるか、プライバシー以外のメールを理由付きで完了し、自動化でクローズまたは転送します。

推奨 Smart Action
新しいプライバシーリクエストを受信 AND リクエスト種別が Email → メールテンプレートを送信 → Categorize Email Request。

プライバシー以外のメールが多い場合は、Privacy Request Likelihood を有効化し、本文を分析して本物のリクエストらしいものをフラグできます。可能性が高い場合は、ウェブフォームへのリンク付きメールを自動送信できます。

ご質問がございましたら、お電話ください。