Eingehende E-Mail
Eingehende E-Mail-Anfragen
Machen Sie aus privacy@ihredomain.com einen nachverfolgbaren Anfragekanal
Viele Datenschutzerklärungen nennen eine privacy@-Adresse. Leiten Sie diese Nachrichten an Optacy weiter, für geteilte Verantwortung, Benachrichtigungen und eine klare Audit-Spur.
Warum privacy-E-Mails an Optacy weiterleiten
Behalten Sie die Adresse, die betroffene Personen bereits kennen, und geben Sie Ihrem Team denselben Workflow wie für Webformular und Toll-Free Number.
Verantwortung teilen
Leiten Sie eingehende privacy-E-Mails in eine Warteschlange, die das ganze Team bearbeiten kann.
Benachrichtigt werden
Alertieren Sie die richtigen Personen, sobald eine E-Mail-Anfrage eingeht.
Audit-Spur behalten
Dokumentieren Sie Eingang, Kategorisierung und Nachverfolgung für Compliance.
Vertraute Aufnahme im Dashboard
Eingehende E-Mail-Anfragen landen neben Ihren anderen Anfragen, mit denselben Kategorisierungswerkzeugen wie für Anfragen über die Toll-Free Number.
- Neue E-Mail-Anfragen starten als Nicht kategorisiert, damit nichts übersehen wird.
- Sehen Sie Absender, Betreff und Text links; kategorisieren Sie den Anfragetyp rechts.
- Schreiben Sie der anfragenden Person zur Klärung direkt aus dem Dashboard, oder schließen Sie ungültige Anfragen mit einem Grund wie Spam oder Marketing.
Eingehende E-Mails einrichten
Jeder Service Code enthält bereits Webformular und Telefonweg. Sie erhalten außerdem eine eingehende E-Mail-Adresse zum Weiterleiten von privacy@ihredomain.com.
- 1
Nutzen Sie Ihre eingehende E-Mail-Adresse
Öffnen Sie Inbound Email im Dashboard, um die Adresse Ihres Service Codes zu finden.
- 2
Allowed Forwarders hinzufügen
Tragen Sie Ihre privacy@-Adresse ein, damit Optacy Weiterleitungen von Ihrer Domain akzeptiert.
- 3
Weiterleitung konfigurieren
Öffnen Sie „What is an Inbound Email“ für anbieterspezifische Schritte.
Microsoft Outlook
Bitten Sie die IT, die ausgehende Spam-Filterung zu deaktivieren, wenn Weiterleitung organisationsweit blockiert ist. Falls das keine Option ist, kontaktieren Sie uns.
Gmail
Nach der Einrichtung der Weiterleitung sendet Gmail eine Bestätigungs-E-Mail. Öffnen Sie sie und klicken Sie auf den Link.
Eingehende E-Mails empfangen und weiterleiten
Automatisieren Sie das interne Triage wie bei Anfragen über die Toll-Free Number, damit E-Mail-Anfragen schnell kategorisiert werden.
Schritt 1
Triage-Vorlage erstellen
Erstellen Sie eine Vorlage wie „Categorize Email Request“ mit klaren Schritten. Nutzen Sie Merge Variables bei Bedarf.
Schritt 2
Bei E-Mail-Anfragen auslösen
Wenn eine neue Anfrage eingeht und der Typ Email ist, senden Sie Ihre Triage-Vorlage.
Schritt 3
Klären oder schließen
Fragen Sie fehlende Informationen nach, oder schließen Sie Nicht-Datenschutz-Mails mit einem Grund und lassen Sie die Automatisierung schließen oder weiterleiten.
Empfohlene Smart Action
Wenn eine neue Anfrage eingeht UND der Typ Email ist → E-Mail-Vorlage senden → Categorize Email Request.
Spam in großem Umfang handhaben
Zu viel Nicht-Datenschutz-Mail? Wir können Privacy Request Likelihood aktivieren, um den Text zu analysieren und wahrscheinliche echte Anfragen zu kennzeichnen. Bei hoher Wahrscheinlichkeit können Sie eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Webformular automatisieren.
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