通知の自動化
通知の自動化
Smart Actionsでプライバシーリクエスト管理をスケール
大規模なプライバシーリクエスト管理には自動化が必要です。Smart Actionsは、コード不要の「もし〜なら〜」UIで、各リクエストに自動アクションを実行できます。
Smart Actionsのよくあるユースケース
まずはここから。多くのチームはMerge Variableで複雑なルーティングに拡張します。
- リクエストが検証され、履行の準備ができたときに社内メールを自動送信する。
- 完了後に消費者へメールを自動送信する。
JiraやZendeskのサポートチームを持つお客様の多くは、サポートボード宛にメールしてチケットを作成します。通知の複雑なルーティングは、下記のMerge Variableをご利用ください。
カスタムメールテンプレートの送信
メールテンプレートはMerge Variableを使います。{{ variable-name }} で囲んだ値は送信時にリクエストデータへ置換されます。宛先・件名・本文で利用でき、例として {{ request.consumer_email }} はプライバシーリクエストのメールアドレスに解決されます。
Merge Variable: support-email-per-language
言語を適切な受信箱に対応づけ、メールテンプレートの宛先フィールドに {{ support-email-per-language }} を追加します。
| 言語 | 値 |
|---|---|
| フランス語 | french-support@yourdomain.com |
| デフォルト | support@yourdomain.com |
フランス語のリクエストなら french-support@yourdomain.com、それ以外は support@yourdomain.com に送信されます。依頼者タイプと言語など次元を組み合わせ、従業員＋フランス語を french-hr@yourdomain.com へルーティングすることもできます。グローバルチームはこの仕組みで適切な担当者に通知しています。
消費者へのステータスメール
Smart Actionのもう一つのパターンは、依頼者への自動通知です。履行そのものを自動化する場合は 連携 をご覧ください。完了理由ごとに異なるメールを送るには、宛先を {{ request.consumer_email }} にしたテンプレートを作成し、入力タイプが Email Template のMerge Variableで対応づけます。
Merge Variable: Completed Email Template To Consumer
完了理由を、送信したいメールテンプレートに対応づけます。
| 完了理由 | メールテンプレート |
|---|---|
| 履行済み | 履行済みメールテンプレート |
| マーケティング依頼 | マーケティング転送テンプレート |
| 管轄外 | 破棄リクエストテンプレート |
| デフォルト | デフォルトの履行済みメールテンプレート |
Smart Actionで「リクエストステータスが完了になったとき」などの条件を設定し、Merge Variable Completed Email Template To Consumer を送信します。完了理由に応じたメールが消費者に届きます。
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