プライバシーリクエストに対応するワークフローとは？

Optacyが自動化する手順もあれば、お客様のシステムやチームで行う手順もあります。一般的な対応ワークフローは次のとおりです。

1. リクエストを確認する

リクエストが届くとメールが送信されます。View Requestを開くと、Details（詳細）画面が表示されます。

• Toll-Free Numberからのリクエストの場合は、録音を聞き、該当するチェックボックスをオンにして権利を分類します。権利にチェックを入れるとAudit Trailに記録され、Webhookが送信される場合があります。
• ウェブフォームのリクエストの場合は、消費者が選択した権利がDetails画面にすでに表示されています。自動化のために、受信時にWebhookを送信することもできます。

確認後、ステータスをPending（保留中）に設定し、リクエストの担当者を記したコンプライアンスノートを追加できます。

2. リクエストの受領を通知する

多くの法律では、短期間内の受領通知が求められます（例：CCPAでは10日以内）。

• ウェブフォーム： Optacyが受領通知を自動で送信できます。
• Toll-Free Number： Details画面で請求者のメールアドレスを入力し、確認メールを送信します。消費者が所定の期間内に確認を完了すると、OptacyがAcknowledged（受領済み）にマークし、Audit Trailに記録します。

自動の受領通知が完了しない場合は、手動で行った手順を記録し、ご自身でAcknowledgedにチェックを入れてください。

3. 請求者の本人確認を行う

個人情報を開示しない一般的なDo Not Sell／「詳しく知りたい」といった対応を除き、ほとんどの権利で本人確認が必要です。

メールによる確認を採用している場合は、確認後にVerified（確認済み）にマークします（Smart Actionsで自動的にマークすることもできます）。その他の方法の場合は、Optacyの外で本人確認を行い、消費者とのやり取りにリクエストIDを含めてください。代理人によるリクエストの場合は、社内の権限確認プロセスに従い、必要に応じてコンプライアンスノートに書類を添付します。

4. 期限を延長する（任意）

さらに時間が必要な場合は、理由を消費者に伝えたうえで、ダッシュボードでExtended（延長）にチェックを入れます。OptacyがJurisdiction Rulesに従って期限を更新します。

5. リクエストを完了する

Optacyの自動化・連携機能、または自社システムでの手動作業により履行します。消費者にメールを送る際は、必ずリクエストIDを含めてください。データへのアクセス要求には、安全な提供方法（例：暗号化したアーカイブと、ワンタイムパスワードを別経路で伝える方法）を使用してください。

6. 対応結果を記録する

Completion Status（完了ステータス）を設定します（Fulfilled、Spam、Withdrawn、Unverifiable、Otherなど）。対応内容を簡潔に記したコンプライアンスノートを追加し、より詳しい記録が必要な場合は書類を添付してください。