Quel est mon workflow pour répondre aux demandes d’exercice de droits ?

Optacy automatise plusieurs étapes ; d’autres se déroulent dans vos systèmes ou avec votre équipe. Un workflow de réponse type :

1. Examiner la demande

Vous recevez un e-mail à l’arrivée d’une demande. Ouvrez View Request pour afficher l’écran Details.

• Pour les demandes via Toll-Free Number (messagerie vocale), écoutez l’enregistrement et catégorisez les droits en cochant les cases appropriées. Cocher un droit l’inscrit dans l’Audit Trail et peut déclencher un webhook.
• Pour les demandes par formulaire web, l’écran Details affiche déjà les droits sélectionnés par la personne concernée. Vous pouvez tout de même déclencher des webhooks à la réception pour l’automatisation.

Après examen, vous pouvez passer le statut à Pending et ajouter une note de conformité indiquant qui est responsable de la demande.

2. Accuser réception de la demande

De nombreuses lois exigent un accusé de réception dans un court délai (par exemple 10 jours pour le CCPA).

• Formulaire web : Optacy peut envoyer l’accusé de réception automatiquement.
• Toll-Free Number : saisissez l’e-mail du demandeur dans Details et envoyez l’e-mail de vérification. Lorsque la personne concernée valide dans le délai imparti, Optacy coche Acknowledged et l’enregistre dans l’Audit Trail.

Si l’accusé de réception automatique n’aboutit pas, documentez vos étapes manuelles et cochez vous-même Acknowledged.

3. Vérifier l’identité du demandeur

Obligatoire pour la plupart des droits, sauf pour les réponses Do Not Sell habituelles ou les réponses générales de type « dites-m’en plus » qui ne divulguent aucune information personnelle.

Si la vérification par e-mail est votre méthode, cochez Verified après la vérification (ou laissez les Smart Actions s’en charger). Pour les autres méthodes, gérez la vérification d’identité en dehors d’Optacy et indiquez le Request ID dans vos échanges avec la personne concernée. Pour les demandes soumises par un mandataire, suivez votre processus d’autorisation interne et joignez les documents aux notes de conformité si nécessaire.

4. Prolonger l’échéance (facultatif)

Si vous avez besoin de plus de temps, informez la personne concernée de la raison, puis cochez Extended dans le tableau de bord pour qu’Optacy mette à jour la date d’échéance selon vos Jurisdiction Rules.

5. Traiter la demande

Traitez la demande via l’automatisation et les intégrations Optacy, ou manuellement dans vos systèmes. Indiquez toujours le Request ID lorsque vous écrivez à la personne concernée. Pour l’accès aux données, utilisez une méthode de transmission sécurisée (par exemple une archive chiffrée avec un mot de passe à usage unique envoyé par un autre canal).

6. Documenter la clôture

Définissez le Completion Status (Fulfilled, Spam, Withdrawn, Unverifiable, Other, etc.). Ajoutez une courte note de conformité décrivant ce qui s’est passé, et joignez des documents lorsque vous avez besoin d’un dossier plus complet.