¿Cuál es mi flujo de trabajo para responder a solicitudes de ejercicio de derechos?

Optacy automatiza varios pasos; otros se realizan en sus sistemas o con su equipo. Un flujo de trabajo de respuesta típico:

1. Revisar la solicitud

Recibirá un correo electrónico cuando llegue una solicitud. Abra View Request para ver la pantalla Details.

• En las solicitudes por Toll-Free Number (buzón de voz), escuche la grabación y categorice los derechos marcando las casillas correspondientes. Marcar un derecho queda registrado en el Audit Trail y puede activar un webhook.
• En las solicitudes por formulario web, Details ya muestra los derechos que seleccionó el interesado. Aun así, puede activar webhooks al recibir la solicitud para automatizar procesos.

Tras la revisión, puede establecer el estado en Pending y agregar una nota de cumplimiento que indique quién es responsable de la solicitud.

2. Acusar recibo de la solicitud

Muchas leyes exigen acusar recibo en un plazo breve (por ejemplo, 10 días según la CCPA).

• Formulario web: Optacy puede enviar el acuse de recibo automáticamente.
• Toll-Free Number: introduzca el correo electrónico del solicitante en Details y envíe el correo de verificación. Cuando el interesado verifica dentro del plazo permitido, Optacy marca Acknowledged y lo registra en el Audit Trail.

Si el acuse de recibo automático no se completa, documente los pasos manuales que haya seguido y marque Acknowledged usted mismo.

3. Verificar la identidad del solicitante

Es obligatorio para la mayoría de los derechos, salvo en las respuestas habituales de Do Not Sell / de tipo general “quiero saber más” que no revelan datos personales.

Si su método es la verificación por correo electrónico, marque Verified tras la verificación (o deje que Smart Actions lo haga). Para otros métodos, gestione la verificación de identidad fuera de Optacy e incluya el ID de solicitud en las comunicaciones con el interesado. En las solicitudes enviadas por un agente, siga su proceso interno de autorización y adjunte documentos a las notas de cumplimiento según sea necesario.

4. Ampliar el plazo (opcional)

Si necesita más tiempo, informe al interesado del motivo y, a continuación, marque Extended en el panel para que Optacy actualice la fecha de vencimiento según sus Jurisdiction Rules.

5. Completar la solicitud

Atienda la solicitud mediante las automatizaciones/integraciones de Optacy o manualmente en sus sistemas. Incluya siempre el ID de solicitud al escribir al interesado. En el caso del derecho de acceso, utilice un método de entrega seguro (por ejemplo, un archivo comprimido cifrado con una contraseña de un solo uso enviada por otro canal).

6. Documentar la resolución

Establezca el Completion Status (Fulfilled, Spam, Withdrawn, Unverifiable, Other, etc.). Agregue una breve nota de cumplimiento que describa lo ocurrido y adjunte documentos cuando necesite un registro más completo.